Организация офиса с помощью папок регистраторов

О работоспособности офиса можно судить по тому, как систематизированы его папки с документами. Если не организовать единую систему, то очень скоро он может превратиться в свалку.

Приготовьте шкаф, купите в Киевском интернет магазине Канцтовары Officea4 папки-регистраторы, скоросшиватели и ярлыки. И тогда у вас будет ряд вариантов для организации папок таким способом, который поможет вам и вашим коллегам легко получить доступ к нужным материалам.

Как организовать свой офис по алфавиту

Вы можете систематизировать папки с офисными бумагами, если сделаете следующее. Этот метод известен как простая алфавитная организация.

Внедрите систему организации деловых бумаг в алфавитном порядке на случай, если у вас есть значительное количество контактов или клиентов, которых необходимо поддерживать. Вы можете использовать стандартные цветные скоросшиватели и папки-регистраторы, чтобы обеспечить место каждому контакту.

Напишите фамилию или название компании на этикетке и поместите ее на корешок папки, которая содержит информацию, относящуюся к контакту.

Промаркируете шкаф, разместив первую букву фамилии на конкретной полке, для быстрого и удобного использования. 

Как оптимизировать офис с помощью системы хранения с цветовой кодировкой

Создайте систему с цветными кодами для деловой документации. Эта система, повышающая производительность, позволяет легко находить материалы, когда они вам нужны, и помогает уменьшить беспорядок в офисе.

По мере роста вашего бизнеса вы можете добавлять категории, вводя новый цвет. Обозначив место для папок и создав эффективную файловую систему, вы можете сосредоточить свое время и силы на более важные дела, вместо того, чтобы постоянно искать документы или убирать загроможденный офис.

1. Разделите документы, которые вы планируете разместить в папках, по категориям. Например, создайте категорию для счетов-фактур клиентов, товарных чеков, финансовых отчетов, счетов-фактур поставщиков и налоговых документов. Выберите цвет для представления каждой категории. Составьте список категорий и укажите соответствующий цвет. Это нужно для быстрого поиска, пока вы не запомните тип документа, который представляет каждый цвет.
2. Приобретите цветные папки, соответствующие цветам, которые вы указали для категорий документов. При использовании скоросшивателей без индекса потребуются цветные наклейки или ярлыки, которые прикрепляются на папки для удобного просмотра.
3. Поместите деловые бумаги в цветные папки, а затем в картотечный шкаф. Организуйте категории в соответствии со своими потребностями. Например, разместите документы, которые вы обычно просматриваете, или категории, в которые вы чаще всего добавляете бумаги, поближе, а менее используемые – подальше. 
4. Вы также можете расположить документацию по номерам или в алфавитном порядке при создании отдельных папок для клиентов, пациентов и других. Если файлы организованы по цифрам или алфавиту, дайте каждой букве или числу свой собственный цвет, купив разделители с отдельными буквами (цифрами) и цветами или прикрепив цветную этикетку к папке и написав на ней нужную букву или номер.
5. Добавляйте новые категории папок по своему усмотрению, назначая новым категориям новый цвет.

Поддержание порядка в офисе

После того как вы установили порядок в папках и на полках, поддерживать этот уровень становится довольно просто. Закончив работу над документом, просто отправьте его в архив. 

Организация бумаг в папках-регистраторах должна быть от самой новой до самой старой. В конце года желательно, чтобы вы просмотрели свои файлы и выбросили все нерелевантные материалы. Вы можете сканировать свои документы для создания цифровых копий и сохранять их в электронном виде.

Ищите, где папки регистраторы купить в Киеве с доставкой во все регионы Украины? Обращайтесь в интернет-магазин Officea4. Там их можно заказать оптом и в розницу по самой низкой цене.